NHỮNG KINH NGHIỆM, CÁCH THỨC ĐỂ TỔ CHỨC SỰ KIỆN CHUYÊN NGHIỆP

Cũng giống như trong cuộc sống, những kinh nghiệm giúp chúngta đúc kết được nhiều bài học, có thể thất bạn có thể thành công nhưng đều làcách giúp chúng ta nhìn nhận một cách khôn ngoan hơn. Với ngành tổ chức sự kiệnmà nói thì kinh nghiệm là yếu tố để giúp người làm sự kiện trở thành người tổchức sự kiện chuyên nghiệp, để sự kiện được thành công tốt đẹp.

Đối với một cong ty to chuc su kien chuyênnghiệp thì cần phải hiểu rõ tầm quan trọng của chuyên nghiệp hóa. Phải chú ý từngchi tiết từ khâu ý tưởng đến khi sự kiện diễn ra và kết thúc. Phải hoàn hảo từnhững điều nhỏ nhặt nhất thì mới tổ chức sự kiện chuyên nghiệp được. Những kinhnghiệm được học hỏi cũng như đúc kết từ trước sẽ là tiền đề cho việc tổ chức sựkiện chuyên nghiệp là như thế nào.

Để to chuc su kien chuyên nghiệp cần lập kế hoạch cụ thể

Đây là khâu hình thành ý tưởng để tiến hành hoạt động trongsự kiện. Tổ chức sự kiện có được đánh giá là chuyên nghiệp hay không đều ít nhiềuphụ thuộc vào yếu tố này. Ở giai đoạn này để tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thìcần phải xác định rõ:

Mục tiêu của sự kiện là gì?

Mục đích của doanh nghiệp tạo ra sự kiện là gì?

Bạn muốn tạo ra những tác động gì?

Đề ra thời hạn hoàn thành cho các phần công việc khác nhau củasự kiện.

Bài diễn văn cần phải hoàn thành vào ngày nào?

Khi nào cần gửi đề nghị cung cấp tài liệu?

Khi nào các phê chuẩn cần được thực hiện?

Ngày nào bắt đầu gửi giấy mời?

Công tác chuẩn bị là vô cùng quan trọng trong tổ chức sự kiệnchuyên nghiệp, công việc phải được phân công cụ thể và rõ ràng, phải đảm bảo điđúng tiến độ thời gian và có những biện pháp dự phòng thì sự kiện mới có thể diễnra suôn sẻ.

Sự phối hợp ăn ý trong tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Để gọi là tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thì cần phải biết phốihợp giữa bán hàng và tiếp thị. Tại sao?

Cần phải quản lý hoạt động bán hàng, quản lý thông tin kháchhàng, quan hệ công chúng, nghiên cứu thị trường, xây dựng nhãn hiệu và thâm nhậpthị trường. Có thể nói trong lĩnh vực tiếp thị, tổ chức sự kiện rất gần với hoạtđộng bán hàng. Nếu hiểu hoạt động tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chỉ đơn giản là“bán hàng” hoặc “tiếp thị” thì chúng ta đã bỏ sót những yếu tố quan trọng kháccủa nó.

Sự phối hợp không đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trìnhcũng là một yếu tố không thể thiểu nếu muốn tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Chỉkhi những bộ phận “ăn rơ” với nhau thì mọi công việc mới có thể được hoàn thànhnhanh chóng, theo kịp tiến độ và tránh những rủi ro xảy ra.

Chuẩn bị kế hoạch dựphòng

Một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là phải luôn có đượcnhững kế hoạch dự phòng trong mọi trường hợp. Ở một sự kiện được tổ chức chuyênnghiệp, người ta sẽ tính đến các giải pháp xử lý khủng hoảng. Giống như mộtdoanh nghiệp tầm cỡ khi quyết định đầu tư kinh doanh thì phải luôn dự đoán vàtính toán xác suất rủi ro nào có thể xảy ra từ đo có thể đầu tư đúng chỗ để thulợi nhuận. Thì trong tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, người tổ chức sẽ dự đoán nhữngtình huống xấu nào có thể xảy ra, cách giải quyết cụ thể từng trường hợp rasao… Từ đó mới có thể chuẩn bị tinh thần tác chiến để không bị bất ngờ làm hỏngmột sự kiện.